Электронное подписание кадровых документов все более активно встраивается в HR-процессы казахстанских предприятий. Подписание заявлений и приказов, а также договоров с сотрудниками при помощи ЭЦП позволяет организациям сокращать административные расходы, снижать нагрузку на отдел кадров и сотрудников, а также оптимизировать бизнес-процессы кадрового делопроизводства.
Электронное подписание кадровых документов является удобным инструментом для работы как с офисным персоналом, так и с сотрудниками на удаленном рабочем месте. Переход на работу с ЭЦП сокращает объем бумажной рутины – минимизирует время на отправку документов, облегчает их хранение, избавляя от необходимости содержать большой архив.
Для подписания достаточно иметь приложение eGov mobile на смартфоне или ключи ЭЦП на компьютере.
Документы, подписанные при помощи SIGEX, защищены от подделок, изменений или подмены, и полностью соответствуют Законодательству Республики Казахстан. Сервис позволяет подписывать различные документы как в одностороннем, так и в двустороннем порядке, гибко встраиваясь в HR-процессы организации.
Одностороннее подписание заявлений от сотрудников Для инициации процедуры подписания заявления от сотрудника или соискателя можно использовать функцию предрегистрации документов. Эта опция позволяет зарегистрировать электронный документ в системе и отправить его внешнему подписанту (сотруднику) для подписания.
Двустороннее электронное подписание трудовых договоров, соглашений, должностных инструкций с сотрудниками Двустороннее подписание предполагает подписание электронных документов как стороны работодателя, так и со стороны сотрудника. Процесс также возможно инициировать со стороны организации, как без использования предрегистрации, так и с её использованием, что позволяет организовать работу в соответствии с выстроенными процессами на предприятии.
Как правило, составлением документов и их подписанием занимаются разные сотрудники в организации. Предрегистрация позволяет сотруднику отдела кадров зарегистрировать документ в системе и далее отправить его подписанту со стороны организации и внешнему контрагенту (сотруднику).
Подписание документов с внешними подписантами
Одной из наиболее значимых возможностей сервиса SIGEX является гибкая работа с внешними контрагентами. Такими контрагентами могут выступать не только поставщики и заказчики, но и те сотрудники, работа которых не предполагает взаимодействия через информационную систему работодателя. Достаточно направить сотруднику ссылку на страницу подписанного документа или диплинк для приложения eGov mobile при помощи любого мессенджера или электронной почты.
Пакетное подписание документов Многие задачи кадрового делопроизводства требуют подписания нескольких документов. Помимо заявления о приеме на работу и трудового договора, также может понадобится подтверждение ознакомления с должностной инструкцией, техникой безопасности и локальными нормативными актами и т.д. Подписание нескольких документов по отдельности требует времени и необходимости проверять подписи под каждым документом.
Используя пакетное подписание, пользователи SIGEX получают возможность собирать обязательные для подписания документы в единый пакет. Подписание пакета означает подписание всех вложенных файлов, и снимает необходимость перепроверять подписи под каждым документом, значительно экономя время.
Карточка электронного документа для удобства пользователей и проверки подлинности подписей в любой момент времени Подписанные документы можно выгружать в формате Карточки электронного документа, которая содержит в себе визуализацию электронного документы, необходимую информацию обо всех подписантах, а также все компоненты электронного документа (подлинник и вычисленные подписи), необходимые при обращении в суд и проведения экспертизы.
Как интегрировать электронное подписание HR-документов в систему?
Сервис SIGEX предоставляет все необходимые инструменты казахстанским разработчикам для интеграции работы с ЭЦП и электронными документами в любую информационную систему.
На сегодняшний день SIGEX интегрирован с большим количеством информационных систем, среди которых решения от 1С занимают особое место. Опубликованное одним из технологических партнёров SIGEX, 1С-расширение “Интеграция сервиса Sigex в 1С:ЗУП 3.1 Казахстана” позволяет с легкостью интегрировать работу с ЭЦП и функционал сервиса SIGEX в 1С:ЗУП. Подписание кадровых документов становится возможным в режиме «одного окна», оставаясь в привычном интерфейсе «1С: Зарплата и управление персоналом».
Если у Вас возникли какие-либо вопросы, либо предложения свяжитесь с нами удобным для Вас способом.
SIGEX порталы браузерде cookie файлдары мен басқа деректерді сақтау технологияларын тек жекелендіру үшін пайдаланады: хабарландыруларды, еске салуларды және кеңестерді көрсету, сондай-ақ кейбір параметрлерді сақтау үшін. Біз бұл технологияларды өз пайдаланушыларымызды қадағалау, олар туралы ақпарат жинау немесе жарнама көрсету үшін пайдаланбаймыз және үшінші тараптарға мұндай мүмкіндіктер бермейміз. Егжей-тегжейлер Құпиялылық саясатында баяндалған.
Біз электрондық құжаттар, ЭЦҚ және заңды маңызы туралы вебинарлар өткіземіз.