25.01.2021

Как предоставлять документы, подписанные электронной цифровой подписью, в суд

Всем привет!

При переходе на электронный документооборот в первую очередь встает вопрос о юридической значимости электронных документов. Далее следуют более практичные вопросы из области “Как предоставлять электронные документы, подписанные цифровой подписью, в …”:

• налоговую (Комитет государственных доходов);
• суд;
• другие государственные органы;
• другие организации.

Не смотря на то, что эта статья посвящена процессам предоставления и обработки электронных документов в судах, большая часть ее применима и к другим ситуациям из области “Как предоставлять электронные документы, подписанные цифровой подписью, в …”.

Важно: Данная статья не является юридической консультацией, либо рекомендацией, не имеет никакой юридической силы, носит исключительно информационных характер и предоставляется без каких-либо обязательств со стороны авторов.

Важно: В первую очередь настоятельно рекомендуем ознакомиться со статьей Что такое ЭЦП?, так как в Республике Казахстан терминология, связанная с ЭЦП, достаточно сложна и это вводит многих в заблуждение.

# Как осуществляется предоставление электронных документов в суд?

Приказ “Об утверждении Правил технического применения средств подачи документов в суды в форме электронного документа, их регистрации, обработки, ознакомления с ними” описывает следующий принцип подачи документов в суд в электронном виде:

1. необходимо войти в одну из информационных систем (Глава 1. пункт 2):
   • веб-портал “электронное правительство”,
   • Единая система электронного документооборота государственных органов,
   • сервиса “Судебный кабинет”;
2. заполнить форму заявления, замечания, жалобы, ходатайства, отзыва, либо другого поддерживаемого документа (Глава 2. пункты 4 и 10);
3. прикрепить дополнительные файлы (Глава 2. пункты 12, 16, 19);
4. подписать электронной цифровой подписью все направляемые документы (Глава 2. пункты 13 и 20).

Для удобства повествования выделим два типа цифровых подписей участвующих в описанном выше процессе (с точки зрения законодательства РК все эти ЭЦП одинаковы, разделение на типы введено исключительно для упрощения описания процессов):

1. ЭЦП под документами, формируемыми отправителем и подписываемых его сертификатом ЭЦП - это те документы, которые перечислены в пункте 2.
2. ЭЦП под остальными прикрепляемыми документами, которые были сформированы ранее и подписаны другими лицами. К примеру, договоры. В разных случаях документ и относящиеся к нему подписи могут быть представлены в виде одного или нескольких файлов. Такие документы и подписи отправляющее их лицо подписывает еще раз “поверх”, таким образом “фиксируя” их содержимое и получая ЭЦП первого типа.

Рассмотрим пример:

• Адвокат Динара подает заявление в суд.
• Она хочет сопроводить заявление договором между Берикболом и Альжаном.
• Договор был подписан Берикболом и Альжаном в электронном виде, сам договор в формате PDF, две подписи - это два отдельных файла. Это ЭЦП второго типа.
• Динара в “Судебном кабинете” формирует заявление и прикрепляет к нему и договор и подписи (удобно приеркплять подписи в виде PDF, содержащего текстовое представление информации из подписей и сами подписи закодированные в QR коды, мы реализовали такое представление для печати).
• При отправке заявления Динара подписывает своим ключом ЭЦП и заявление, и все прикрепленные файлы. Формируются ЭЦП первого типа.

ЭЦП первого типа нам не очень интересны - их проверку автоматически выполняет сервер информационной системы, задумываться о том, как это работает Динаре не нужно. В том случае, если подписи не пройдут проверку, информационная система просто не примет отправленное заявление.

С ЭЦП второго типа все сложнее, так как описанные в Приказе информационные системы не умеют их автоматически проверять. О них мы поговорим далее.

# Чем электронные документы отличаются от бумажных?

При подаче документов в суд, подлинность документа подвергается сомнению в том случае, если кто-то утверждает что документ не являются подлинным. Конечно же бывают случаи, когда проверка подлинности документа обязательна в соответствии с какими-то регламентирующими документами, в этом случае можно сразу переходить к разделу Кто именно занимается подтверждением легитимности документов?, пока что остановимся на том сценарии, когда проверка подлинности не регламентируется. К примеру в том случае, если документ - это некий договор, то, скорее всего, судья уточнит у лиц, подписавших договор, подписывали ли они его. В том случае, если обе стороны подтверждают то, что они подписывали именно этот договор, то детальнее проверять подлинность договора никто не станет, так как для этого нет основания. Не сложно себе представить как, в общих чертах, эта процедура будет выглядеть в том случае, если речь идет о бумажном договоре.

Что же может произойти в том случае, если этот договор совершается в электронной форме и подписан ЭЦП? Принципиально ничего не изменится - в том случае, если лица, указанные как подписавшие документ, подтверждают что они его подписывали, то заниматься дальнейшим изучением договора никто не будет. Но есть несколько нюансов:

• Электронные подписи, зачастую, не являются частью электронного документа - это отдельные блоки данных, они могут быть представлены в виде отдельных файлов. Распечатывать их “как есть” бессмысленно, так как большая часть информации в них представлена в бинарном виде. Можно распечатать выдержки из них, содержащие информацию о том, кто и когда сформировал ту или иную подпись, но доказательной базы эта информация иметь не будет.
• Оригиналом электронного документа является именно электронный документ, проверить подпись под распечатанным электронным документом уже невозможно. Это несколько усложняет процесс проверки лицами, подписавшими документ, того документа, который был представлен для ознакомления, так как им, скорее всего, для изучения будет предоставлена распечатанная копия электронного документа. Доступ к средствам проверки подписи (системам электронного документооборота, специализированным веб порталам или приложениям), вероятно, будет ограничен.
• Вероятно, если документ не очень большой и лица, его подписывавшие, помнят его содержимое и дату подписания, тогда им будет достаточно прочитать представленную распечатанную копию документа и сверить дату подписания.
• В том же случае, если документ большой, то более или менее очевидный способ проверить, является ли представленная распечатанная копия документа на самом деле копией того документа, который был подписан - это принести с собой еще одну копию (ту, в которой подписывавший уверен) и сравнить их.

Что происходит в том случае, если кто-то утверждает что не подписывал представленного документа? В этом случае существенной разницы между электронными и бумажными документами нет: ни судья, ни прокурор, ни адвокат не являются экспертами ни в области проверки подписей на бумажных документах, ни в области проверки электронных подписей. В этих случаях обращаются к тем, кто обладает соответствующей квалификацией для анализа.

# Кто именно занимается подтверждением легитимности документов?

В том случае, если сомнения в подлинности предоставленного суду бумажного документа, назначают судебную экспертизу, либо получают заключение специалиста. Детали привлечения специалистов и экспертов описаны в Гражданском процессуальном кодексе РК и Уголовно-процессуальном кодексе РК. Так как электронный документ, подписанный ЭЦП, в соответствии с Законом РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, “равнозначен подписанному документу на бумажном носителе”, то разумно и с электронными документами действовать аналогичным образом.

Закон РК “О судебно-экспертной деятельности” в Главе 1. Статье 10. пункте 2 ссылается на Государственный реестр методик судебно-экспертных исследований РК, но, к сожалению методики, связанные с проверкой цифровой подписи, в реестре на момент написания статьи отсутствуют. Тот же пункт 2 допускает Применение иных методик допускается в случаях, если они удовлетворяют требованиям пункта 1 настоящей статьи. При этом научное обоснование их применения должно быть приведено в заключении эксперта.. На роль подобной иной методики напрашивается Приказ Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи который описывает технические требования к проверке цифровых подписей.

# Где найти экспертов и специалистов?

Следующие организации подтвердили то, что они могут предоставить экспертов или специалистов:

• ОЮЛ “Интернет Ассоциация Казахстана”, 050016, г. Алматы, пр. Райымбека 115, офис 202, +7 727 273-24-63, office@iak.kz.

Мы планируем со временем дополнять список.

# Что стоит иметь в виду при подаче электронных документов в суд?

Так как подача электронных документов в суд пока что не слишком распространенная практика, то для того, чтобы снизить риск отказов в рассмотрении материалов можно в сопроводительных документах упоминать о следующих пунктах Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”:

• Глава 2. Статья 7. пункт 1: “Электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.”.
• Глава 3, Статья 10, пункт 1: “Электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:…”.

Так же можно упомянуть о пункте 1 Статьи 640 Кодекса РК “Об административных правонарушениях”: “Отказ в принятии электронных документов в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан, – влечет штраф на должностных лиц в размере двадцати, на юридических лиц – в размере пятидесяти месячных расчетных показателей.”

# Как следует готовить документы?

Для того, чтобы успешно выполнить проверку цифровой подписи под электронным документом в соответствии с Приказом Об утверждении Правил проверки подлинности электронной цифровой подписи, необходимо иметь на руках следующие данные:

• электронную цифровую подпись;
• оригинальный документ, тот самый, который подписывался, без каких-либо изменений;
• метку времени TSP (отдельно, либо внедренную в цифровую подпись);
• ответ OCSP сервера (отдельно, либо внедренный в цифровую подпись).

Больше о проверке цифровых подписей можно прочитать в статье Проверка цифровой подписи.

Практическим вопросам внедрения ЭЦП в информационные системы посвящена статья Интеграция ЭЦП НУЦ РК в информационные системы на базе веб технологий.

# Заключение и благодарности

В том случае, если Ваш опыт может помочь дополнить эту статью, пожалуйста свяжитесь с нами любым удобным способом: Контакты.

Благодарим Владимира Туреханова, президента ОЮЛ «Казахстанская ассоциация автоматизации и робототехники», за неоценимую помощь в подготовке данной статьи. В своем телеграм-канале Цифровая Гигиена Владимир доступно рассказывает о том, как пользоваться цифровыми технологиями безопасно.

Спасибо за внимание!